Inventario de bodega en Excel: plantilla, columnas y límites

La hoja de cálculo es la primera herramienta de la mayoría de los aficionados que deciden llevar su bodega. Es gratuita, flexible y ya está instalada. Bien construida, presta un servicio real durante años. Mal construida, se convierte en un archivo que ya no se abre. Aquí te explicamos cómo construirla y cómo saber cuándo se queda corta.

Las columnas indispensables

Una fila por vino o, mejor aún, una fila por botella si sigues las ubicaciones. Las columnas para un inventario útil:

• Productor.

• Cuvée, si la hay.

• Denominación y región.

• Añada.

• Color: tinto, blanco, rosado, espumoso, dulce.

• Formato: 75 cl, 37,5 cl, mágnum.

• Cantidad.

• Precio de compra unitario y fecha de compra.

• Ubicación: bodega, botellero, fila, hueco, profundidad.

• Ventana de consumo: año de inicio y año de fin.

• Notas: lo que piensas del vino, lo que hay que saber.

Añade una columna «Estado» (en bodega, bebida, agotada) en lugar de eliminar filas: el historial tiene valor.

Algunas fórmulas que ayudan

• Un total de botellas en bodega, sumando las cantidades filtradas por estado.

• Un valor total a precio de compra, y una columna «Valor estimado» si te tomas el tiempo de rellenarla.

• Una columna «Para beber» calculada: verdadero si el año en curso está dentro de la ventana de consumo.

• Un filtro automático en los encabezados: es la función más útil de todo el archivo.

El método para que siga al día

La hoja de cálculo no muere por falta de columnas, muere por falta de registro. Tres hábitos la mantienen viva:

• Registrar el día de la compra, antes de guardar las botellas.

• Registrar la salida esa misma noche, con una palabra en las notas.

• Hacer un inventario físico una vez al año y corregir las diferencias.

Si compartes la bodega con alguien, guarda el archivo en un espacio en línea para que cada uno pueda modificarlo. También sirve de copia de seguridad.

Los límites de la hoja de cálculo

La hoja de cálculo sabe contar y filtrar. No sabe leer una etiqueta, estimar un valor, calcular un apogeo ni mostrar un botellero. Tres señales de que has superado lo que puede hacer:

• Ya no la abres delante de los botelleros, porque no está en tu teléfono o no resulta práctica.

• Tienes botellas «en alguna parte» que el archivo no sitúa.

• Te gustaría saber lo que vale tu bodega, y qué beber esta noche, sin recalcularlo todo.

Pasar de la hoja de cálculo a Tannin

Tannin lee tu archivo Excel o CSV tal cual. Reconoce las columnas habituales, en francés, inglés o español, y ves una vista previa antes de importar. Una vez creadas las fichas, dibujas tus botelleros y colocas las botellas; si tu archivo ya tenía una columna de ubicación, ya está hecho. Y siempre puedes volver atrás: la exportación completa a CSV está disponible en todo momento.

Si empiezas desde cero, tienes una plantilla lista para rellenar en la aplicación, con las columnas descritas aquí.