Inventaire de cave à vin sur Excel : modèle, colonnes et limites

Le tableur est le premier outil de la plupart des amateurs qui décident de tenir leur cave. Il est gratuit, souple, et déjà installé. Bien construit, il rend de vrais services pendant des années. Mal construit, il devient un fichier que l’on n’ouvre plus. Voici comment le construire, et comment savoir quand le dépasser.

Les colonnes indispensables

Une ligne par vin, ou mieux, une ligne par bouteille si vous suivez les emplacements. Les colonnes qui font un inventaire utile :

• Domaine ou producteur.

• Cuvée, s’il y en a une.

• Appellation, et région.

• Millésime.

• Couleur : rouge, blanc, rosé, effervescent, liquoreux.

• Format : 75 cl, 37,5 cl, magnum.

• Quantité.

• Prix d’achat unitaire, et date d’achat.

• Emplacement : cave, casier, rang, place, profondeur.

• Période de dégustation : année de début et année de fin.

• Notes : ce que vous en pensez, ce qu’il faut savoir.

Ajoutez une colonne « Statut » (en cave, bue, épuisée) plutôt que de supprimer les lignes : l’historique a de la valeur.

Quelques formules qui aident

• Un total de bouteilles en cave, par somme des quantités filtrées sur le statut.

• Une valeur totale au prix d’achat, et une colonne « Valeur estimée » si vous prenez le temps de la remplir.

• Une colonne « À boire » calculée : vrai si l’année en cours est dans la période de dégustation.

• Un filtre automatique sur les en‑têtes : c’est la fonction la plus utile de tout le fichier.

La méthode pour qu’il reste à jour

Le tableur ne meurt pas d’un manque de colonnes, il meurt d’un manque de saisie. Trois habitudes le maintiennent en vie :

• Saisir le jour de l’achat, avant de ranger les bouteilles.

• Saisir la sortie le soir même, avec un mot dans les notes.

• Faire un inventaire physique une fois par an, et corriger les écarts.

Si vous partagez la cave avec quelqu’un, placez le fichier dans un espace en ligne pour que chacun puisse le modifier. C’est aussi une sauvegarde.

Là où le tableur s’arrête

Le tableur sait compter et filtrer. Il ne sait pas lire une étiquette, estimer une valeur, calculer une apogée ni montrer un casier. Trois signes que vous avez dépassé ce qu’il peut faire :

• Vous ne l’ouvrez plus devant les casiers, parce qu’il n’est pas sur votre téléphone, ou pas pratique.

• Vous avez des bouteilles « quelque part » que le fichier ne situe pas.

• Vous aimeriez savoir ce que vaut votre cave, et quoi boire ce soir, sans tout recalculer.

Passer du tableur à Tannin

Tannin lit votre fichier Excel ou CSV tel qu’il est. Les colonnes classiques sont reconnues, en français, en anglais ou en espagnol, et vous voyez un aperçu avant d’importer. Une fois les fiches créées, vous dessinez vos casiers et placez les bouteilles ; si votre tableur avait une colonne emplacement, c’est déjà fait. Et le retour est toujours possible : l’export CSV complet est disponible à tout moment.

Si vous partez de zéro, un modèle prêt à remplir est disponible dans l’application, avec les colonnes décrites ici.